Gestão contábil: 5 ferramentas importantes

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O processo de transformação digital está influenciando a forma como as empresas e os colaboradores operam, já que o uso de ferramentas digitais estimula o aumento da produtividade e da receita gerada — se você se preocupa com a gestão contábil de seu escritório, deve considerar utilizá-las.

Segundo dados de 2017 do estudo Mercado Brasileiro de Software, da ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software) em parceria com a IDC, o mercado brasileiro de TI (Tecnologia da Informação) movimentou cerca de 136 bilhões de reais naquele ano, considerando o valor do dólar a R$ 3,49.

Boa parte desses bilhões foi destinada ao setor de softwares. O motivo? Com a transformação digital, gestores estão percebendo a importância de investir em ferramentas que, com o tempo, auxiliam no aumento de lucratividade.

E então, quer saber quais são as ferramentas mais importantes para otimizar sua gestão contábil? Confira a seguir!

1. Software contábil

Responsável por automatizar as apurações contábeis e livrar os colaboradores de tarefas repetitivas. Dependendo do software escolhido, ele pode executar cálculos e cruzar as informações necessárias, tudo de maneira rápida e inteligente.

Veja o que procurar em um software contábil:

  • conciliação bancária e contábil;
  • cálculo de depreciação;
  • relatórios legais e gerenciais;
  • integração com sistemas ERP;
  • adaptação do plano de contas para diferentes segmentos do mercado;
  • módulos completos de folha de pagamento, fiscal, patrimonial e de contabilidade.

Juntamente com os aplicativos de contabilidade e com a ferramenta de integração, o software mencionado neste tópico poderá ser muito útil no que condiz à escrituração contábil, já que os dados registrados e importados auxiliarão o lançamento dos fatos contábeis nos livros destinados a isso.

2. Sistema ERP

Sistemas de gestão empresarial oferecem controle sobre a sua empresa. Veja as funcionalidades que podem ser úteis para o seu escritório e para a sua gestão contábil:

  • visualização de contas a pagar e a receber;
  • acompanhamento do fluxo de caixa;
  • relatórios gerenciais para acompanhar o que está acontecendo no escritório ao longo do tempo e realizar o cruzamento estratégico de dados;
  • emissão de notas e de boletos bancários;
  • cadastro de clientes e de serviços.

3. Integração contábil

A ferramenta de integração contábil visa unir dois sistemas imprescindíveis para as tarefas de seu escritório: o sistema ERP de seus clientes e o seu sistema contábil — vistos nos tópicos anteriores. Dessa forma, há o livre acesso a todos os dados das empresas que você atende.

Certifique-se de escolher um sistema de integração contábil cuja área da contabilidade seja gratuita, possua facilidades para a comunicação (como troca de mensagens pelo próprio sistema), e ofereça meios para gerenciar, enviar ou receber documentos.

4. Aplicativos para o armazenamento na nuvem

Para que a gestão contábil seja realmente eficiente, é importante reduzir a quantidade de papéis utilizados, concorda?

Experimente os seguintes programas para o armazenamento de dados na nuvem:

  • Dropbox;
  • Google Drive;
  • OneDrive;
  • SendSpace;

Para gerenciamento de projetos na nuvem, utilize:

  • Asana;

Por vezes, um só aplicativo ou programa auxilia com inúmeras funcionalidades. O Trello, por exemplo, poderá também ser usado para:

  • fazer triagens;
  • auxiliar nos processos internos;
  • acompanhar a rotina contábil;
  • fazer checklists.

5. Sistemas de cobrança

Considere:

  • utilizar programas que enviam lembretes de pagamento;
  • automatizar o envio de mensagens SMS informando sobre boletos em aberto;
  • usar softwares que realizam a emissão das guias de cobrança e de boletos e que permitam enviá-los para os clientes de forma eletrônica;
  • contar com sistemas que informem sobre contas a receber para facilitar o gerenciamento de cobranças;
  • usar agentes virtuais ou chatbots.

Além de facilitar a gestão contábil, automatizar as cobranças otimiza os processos, a forma de enviar e receber pagamentos e evita constrangimentos desnecessários, já que muitos clientes deixam de realizar pagamentos porque não recebem os boletos e acabam esquecendo.

Sabemos que questões de inadimplência devem ser tratadas com o devido cuidado, já que podem gerar dores de cabeça tanto para os contadores quanto para os clientes.

Enfim, agora vai ficar mais fácil otimizar a sua gestão contábil, não acha? Lembre-se, entretanto, de que o melhor é dar a devida atenção para as funcionalidades de cada ferramenta mencionada em vez de tentar utilizar todas de uma só vez.

Muita informação? Bom, o recomendado é aderir às ferramentas acima com calma, então, primeiramente, entenda como escolher um sistema contábil!

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