O processo de transformação digital está influenciando a forma como as empresas e os colaboradores operam, já que o uso de ferramentas digitais estimula o aumento da produtividade e da receita gerada — se você se preocupa com a gestão contábil de seu escritório, deve considerar utilizá-las.
Segundo dados de 2017 do estudo Mercado Brasileiro de Software, da ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software) em parceria com a IDC, o mercado brasileiro de TI (Tecnologia da Informação) movimentou cerca de 136 bilhões de reais naquele ano, considerando o valor do dólar a R$ 3,49.
Boa parte desses bilhões foi destinada ao setor de softwares. O motivo? Com a transformação digital, gestores estão percebendo a importância de investir em ferramentas que, com o tempo, auxiliam no aumento de lucratividade.
E então, quer saber quais são as ferramentas mais importantes para otimizar sua gestão contábil? Confira a seguir!
1. Software contábil
Responsável por automatizar as apurações contábeis e livrar os colaboradores de tarefas repetitivas. Dependendo do software escolhido, ele pode executar cálculos e cruzar as informações necessárias, tudo de maneira rápida e inteligente.
Veja o que procurar em um software contábil:
- conciliação bancária e contábil;
- cálculo de depreciação;
- relatórios legais e gerenciais;
- integração com sistemas ERP;
- adaptação do plano de contas para diferentes segmentos do mercado;
- módulos completos de folha de pagamento, fiscal, patrimonial e de contabilidade.
Juntamente com os aplicativos de contabilidade e com a ferramenta de integração, o software mencionado neste tópico poderá ser muito útil no que condiz à escrituração contábil, já que os dados registrados e importados auxiliarão o lançamento dos fatos contábeis nos livros destinados a isso.
2. Sistema ERP
Sistemas de gestão empresarial oferecem controle sobre a sua empresa. Veja as funcionalidades que podem ser úteis para o seu escritório e para a sua gestão contábil:
- visualização de contas a pagar e a receber;
- acompanhamento do fluxo de caixa;
- relatórios gerenciais para acompanhar o que está acontecendo no escritório ao longo do tempo e realizar o cruzamento estratégico de dados;
- emissão de notas e de boletos bancários;
- cadastro de clientes e de serviços.
3. Integração contábil
A ferramenta de integração contábil visa unir dois sistemas imprescindíveis para as tarefas de seu escritório: o sistema ERP de seus clientes e o seu sistema contábil — vistos nos tópicos anteriores. Dessa forma, há o livre acesso a todos os dados das empresas que você atende.
Certifique-se de escolher um sistema de integração contábil cuja área da contabilidade seja gratuita, possua facilidades para a comunicação (como troca de mensagens pelo próprio sistema), e ofereça meios para gerenciar, enviar ou receber documentos.
4. Aplicativos para o armazenamento na nuvem
Para que a gestão contábil seja realmente eficiente, é importante reduzir a quantidade de papéis utilizados, concorda?
Experimente os seguintes programas para o armazenamento de dados na nuvem:
- Dropbox;
- Google Drive;
- OneDrive;
- SendSpace;
Para gerenciamento de projetos na nuvem, utilize:
- Asana;
Por vezes, um só aplicativo ou programa auxilia com inúmeras funcionalidades. O Trello, por exemplo, poderá também ser usado para:
- fazer triagens;
- auxiliar nos processos internos;
- acompanhar a rotina contábil;
- fazer checklists.
5. Sistemas de cobrança
Considere:
- utilizar programas que enviam lembretes de pagamento;
- automatizar o envio de mensagens SMS informando sobre boletos em aberto;
- usar softwares que realizam a emissão das guias de cobrança e de boletos e que permitam enviá-los para os clientes de forma eletrônica;
- contar com sistemas que informem sobre contas a receber para facilitar o gerenciamento de cobranças;
- usar agentes virtuais ou chatbots.
Além de facilitar a gestão contábil, automatizar as cobranças otimiza os processos, a forma de enviar e receber pagamentos e evita constrangimentos desnecessários, já que muitos clientes deixam de realizar pagamentos porque não recebem os boletos e acabam esquecendo.
Sabemos que questões de inadimplência devem ser tratadas com o devido cuidado, já que podem gerar dores de cabeça tanto para os contadores quanto para os clientes.
Enfim, agora vai ficar mais fácil otimizar a sua gestão contábil, não acha? Lembre-se, entretanto, de que o melhor é dar a devida atenção para as funcionalidades de cada ferramenta mencionada em vez de tentar utilizar todas de uma só vez.
Muita informação? Bom, o recomendado é aderir às ferramentas acima com calma, então, primeiramente, entenda como escolher um sistema contábil!
