4 passos para aumentar a produtividade do seu escritório de contabilidade

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Um dos principais desafios enfrentados pelos contadores é o acúmulo de tarefas. Por vezes, a jornada diária no escritório de contabilidade se torna insuficiente para dar conta de tantas obrigações — e pequenos contratempos podem atrapalhar ainda mais os processos.

Agora, sabemos que prestar bons serviços demanda tempo e atenção, certo?

Então, como aumentar a produtividade do escritório sem colocar em jogo a qualidade do trabalho? A resposta pode estar em fatores como organização de processos, melhoria da comunicação interna, uso de ferramentas tecnológicas e estímulo da equipe.

Vamos ver cada um desses pontos com mais detalhes?

 

1. Motive a equipe com metas e recompensas

 

Colaboradores desmotivados afetam diretamente a produtividade do seu negócio, e isso não acontece apenas por razões financeiras! Muitos não se sentem reconhecidos pelo bom trabalho ou não estão satisfeitos com o clima organizacional do escritório.

Por isso, campanhas motivacionais ou qualquer outro sistema de recompensa oferece vantagens para ambos os lados, já que o seu escritório de contabilidade ganha em produtividade e lucratividade e a equipe ganha em motivação ao ser reconhecida pelos bons serviços prestados.

Há inúmeras formas de estímulo, sendo uma delas oferecer recompensas cada vez que um colaborador bate uma meta, como fechar ou prorrogar contratos. Outra é convidar a equipe para um happy hour, o qual melhora o clima organizacional e aprimora a motivação por meio do engajamento fora do escritório.

 

2. Aprimore a comunicação interna

 

Ah, ruídos na comunicação… Eles podem ser muito prejudiciais tanto para o fluxo de trabalho quanto para o atendimento aos clientes.

Então, além de fazer reuniões mensais e deixar claro para a equipe os objetivos do escritório e seus principais problemas, experimente utilizar ferramentas como Trello e Slack para otimizar a comunicação.

O Slack, além de permitir a integração com Trello, Google Drive, Skype, Google Agenda, entre outros, centraliza a comunicação e dispensa a troca de inúmeros e-mails.

O Trello, por sua vez, facilita a gestão de projetos e oferece uma visão geral das tarefas que estão em andamento, foram concluídas ou sequer foram iniciadas, sem que o gestor tenha que sair de sua sala para perguntar se determinada atividade já foi finalizada.

 

3. Tenha ferramentas contábeis como aliadas

 

É fundamental ter um software que otimiza a gestão de tarefas do seu escritório e possa ser integrado com uma ferramenta que facilita o acesso aos dados contábeis dos clientes, não acha?

Estamos falando de um software contábil e de uma ferramenta de integração contábil.

O primeiro otimiza o tempo de conclusão de atividades, aprimora a organização, facilita a delegação de funções e, claro, automatiza tarefas e evita a sobrecarga dos colaboradores.

Já a ferramenta de integração contábil, por sua vez, contribui significativamente para o aumento da produtividade do escritório, já que tarefas que levavam horas e horas para serem finalizadas agora são concluídas em pouco tempo.

Resumidamente, é possível acessar o sistema de gestão das empresas atendidas, exportar dados fiscais e contábeis e ter acesso a todas as informações inseridas no programa. Também é possível receber documentos online, sem precisar ligar repetidamente para o cliente para pedi-los.

 

4. Otimize a rotina e o fluxo de tarefas

 

Planejamento é fundamental!

Então, para otimizar a rotina e o fluxo de tarefas a fim de aumentar a produtividade:

  • delegue tarefas para todos os funcionários e dê a cada um uma função principal;
  • decida quais são as tarefas prioritárias e comece por elas, sempre;
  • defina um cronograma de atividades com horários de execução e colaboradores responsáveis por cada uma;
  • utilize as ferramentas vistas nos tópicos anteriores e experimente outras focadas em gerenciamento, como Asana e Evernote;
  • crie métodos eficientes de arquivamento;
  • considere a transição para a contabilidade digital.

Ah, e lembre-se de ouvir sua equipe a fim de obter contribuições para o planejamento!

Enfim, vimos aqui alguns passos para aumentar a produtividade do seu escritório de contabilidade. Além do que já mencionamos, considere também investir na participação dos colaboradores em eventos da área, pois esse tipo de estímulo serve para capacitá-los e motivá-los.

E já que falamos sobre aumentar a produtividade do seu escritório de contabilidade por meio da integração contábil, por que não testar gratuitamente a ferramenta que desenvolvemos exclusivamente para o seu escritório? Teste agora mesmo, sem compromisso!

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