Como atrair sua equipe à contabilidade digital?

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A transformação digital se apresenta aos escritórios de contabilidade na figura da contabilidade digital, a qual moderniza processos e diferencia em muitos pontos as empresas contábeis de hoje dos escritórios tradicionais antigos.

Entretanto, engajar o time de colaboradores em qualquer processo de mudança pode não ser tarefa fácil, principalmente quando esse processo envolve o uso de ferramentas online para otimizar a rotina de gestores e de equipes.

Então, como atrair o time de profissionais do seu escritório para um novo modelo de trabalho? Saiba mais a seguir!

 

Entenda a transformação digital

 

Sua equipe ficaria mais atraída à mudança se percebesse que ela otimiza o tempo gasto nas atividades, automatiza tarefas e torna os processos padronizados e mais fáceis de lidar, não é?

O processo de modernização, visto aqui como a contabilidade digital, visa um fluxo de trabalho pautado por recursos da internet, ou seja, recursos online. Por isso, a transformação oferece benefícios que acabam tornando o modelo de trabalho mais eficiente.

Ela ajuda, por exemplo, a reduzir o número de papéis do escritório, já que agora:

  • dados e documentos podem ser armazenados com segurança na nuvem;
  • há agendas e calendários online;
  • há sites que possibilitam a gestão compartilhada de projetos;
  • ferramentas de integração contábil, como a do GestãoClick, permitem a troca de documentos pelo próprio sistema;
  • relatórios gerenciais podem ser visualizados em softwares contábeis, sem ser necessário imprimi-los.

Viu? E esse é apenas um dos lados dessa transformação, que afeta todos os setores e processos do escritório. Por isso, para transmitir essas e outras vantagens para os colaboradores é preciso entender claramente a contabilidade digital e o que ela abrange.

 

Eduque a equipe

 

Depois de ter entendido os pormenores da transformação digital e tudo o que as novidades relacionadas a ela acarretam para empresas contábeis, é hora de passar o conhecimento para a equipe.

Primeiramente, é importante entender que a sua visão e compreensão podem ser diferentes daquilo que os colaboradores enxergam.

Isso porque talvez você tenha mais tempo para se atualizar, ler e participar de eventos sobre tendências e mudanças na área, enquanto a equipe está focada nas operações e no dia a dia do escritório.

Então, é preciso encontrar uma maneira de compartilhar os conhecimentos que adquiriu. E como fazer isso?

Bom, dá para optar por:

  • reuniões;
  • treinamentos;
  • eventos realizados fora do escritório;
  • materiais do YouTube (gravados por você ou por especialistas da área);
  • aulas práticas com novos softwares, aplicativos e demais ferramentas utilizadas no escritório;
  • artigos completos;
  • imagens, entre outras opções.

O importante é fazer com que a equipe entenda do que se trata a transformação digital e, principalmente, a contabilidade digital.

Para facilitar todo o processo, sempre relacione as informações passadas com aplicações práticas: se o tema é integração contábil, por exemplo, explique o funcionamento da ferramenta utilizando o próprio sistema.

 

Estruture um processo de mudança

 

Você já entendeu tudo o que precisa sobre o tema e está em processo de educar a equipe, ótimo. Agora, é preciso estruturar um processo de mudança e implementá-lo aos poucos no escritório.

Para isso, é preciso definir etapas, como:

  1. Escolher um software contábil (ou software de gestão para contabilidade) e uma ferramenta de integração para otimizar processos;
  2. Cadastrar os clientes no sistema;
  3. Utilizar o módulo financeiro do software para fazer a gestão financeira do escritório;
  4. Digitalizar documentos a fim de reduzir o uso de papéis e liberar espaço de armários, gavetas e arquivos;
  5. Definir ferramentas online para otimizar a gestão de projetos e a comunicação interna da equipe, como Trello e Slack;
  6. Considerar o uso de tablets e outros dispositivos móveis.

Essas etapas servem apenas como exemplo de ponto de partida para que você consiga estruturar um planejamento completo a fim de implementar as mudanças e ao mesmo tempo envolver a equipe no processo.

Entender a transformação digital, absorver o conhecimento e passá-lo para os profissionais enquanto implementa as mudanças no escritório pode ser a melhor forma de engajar o time de colaboradores. Lembre-se, entretanto, de algo que sempre ressaltamos: é preciso se planejar!

Agora que você já sabe como atrair sua equipe à contabilidade digital, descubra como o GestãoClick pode ser útil durante todo o processo!

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